Kontakt-Tool für Selfpublisher

Ein strukturiertes Vorgehen bei der PR-Arbeit spart im Zweifelsfall viel Zeit und Frust. Wer sich also anschickt, Kontakte zu Bloggern, Journalisten oder Foren zu knüpfen, sollte die recherchierten Adressen irgendwo speichern, klassifizieren, und die Ergebnisse der Aktionen notieren. Die passenden Arbeitsmittel reichen von einfachen Excel-Tabellen bis hin zu umfangreichen, professionellen Kontaktmanagement-Tools. Für einzelne Bücher mag eine kleine Access-Datenbankvorlage hilfreich sein, die zumindest eine einfache Kontaktverwaltung ermöglicht …

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Die (leere) Access-Datenbankvorlage kann man im Download-Bereich als Zip-Archiv herunterladen. Wer kein Access besitzt, findet dort auch einen Link zu Access-Runtime, mit dem sich Daten einpflegen und bearbeiten lassen. Eine Weiterentwicklung der Datenbank ist mit Runtime allerdings nicht möglich.

Zur Datenbank selbst: Sie kann nicht viel, aber zumindest das Wichtigste: Kontakte erfassen, Projekte zuordnen und Ergebnisse filtern. Das sollte für kleine PR-Anforderungen völlig ausreichen. Serienbrieffunktionen oder Reportings fehlen derzeit noch, allerdings sollte man Kontakte möglichst persönlich pflegen und bei kleinen Projketen nicht zu viel mit Serienbriefen arbeiten.

Als kleine Anleitung:

Das Hauptmenue mit drei Untermenues:

1. Kontakte eintragen (die eigentliche Datenbank mit Kontaktadressen und zugeordneten Projekten).
2. Felder editieren (hier können alle Drop-Down-Felder des Formulars editiert und damit auch Projekte angelegt werden).
3. Ergebniskontrolle (hier können die Kontakte nach Ergebnissen wie “nicht erreicht”, “Zusage”, “Absage” etc. gefiltert werden.

Im ersten Schritt legt man natürlich Projekte an und stimmt die restlichen Auswahlfelder auf seine Bedürfnisse ab (Felder editieren):

Grundsätzlich sind alle Dropdown-Felder editierbar. Wichtig sind vor allem:

1. Interessen: Über die Interessen kann man Zielgruppen näher definieren, daher sollte man sich hier ein sinnvolles System überlegen).
2. Projekte: Hier legt man seine Projekte an, z.B. das aktuelle Buchprojekt. Man kann stattdessen natürlich auch Aktionen anlegen, z.B. Marketing-Aktion, PR-Aktion etc. und die Ergebnisse später danach filtern.

Im zweiten Schritt pflegt man kontinuierlich seine Kontakte ein:

1. Per Button kann man Kontakte schnell wieder löschen (Vorsicht, hier gibt es keine Kontrollabfrage, der Kontakt ist auf Knopfdruck weg!)
2. Die Interessen sollte man wie gesagt sehr sorgfältig zuordnen, damit man einzelne Zielgruppen möglichst genau ansprechen kann
3. Alle E-Mail und Online-Felder öffnen bei Doppelklick im Browser/Mail-Programm
4. Im unteren Fenster kann man jeder Adresse beliebig viele Projekte zuordnen und den Projekten einen Status (Ergebnis) zuweisen (Zusage, Absage, nicht erreicht etc.)

Über die Zuweisung von Interessen, Projekten und Ergebnissen lässt sich schon recht gut arbeiten. Jetzt fehlt nur noch eine kleine Auswertung, damit man z.B. zu einem bestimmten Projekt bei allen Kontakte, die noch nicht erreicht wurden, noch einmal nachfassen kann:

Zur Recherche von Kontakten gibt es zwei Startpunkte auf dieser Seite:
1. Am besten erst einmal die Rezensentendatenbank durchforsten
2. Recherchehinweise gibt es auch in unserem PR-Leitfaden

Die Access-Datenbank im Download-Bereich ist natürlich recht einfach gehalten. Wer sich berufen fühlt, kann die Datenbank gerne weiterentwickeln und mit neuen Funktionen ausstatten. Erweiterte Versionen werden dann hier hochgeladen.

Wer es richtig professionell und vor allem webbasiert haben möchte, der kann sich das – allerdings kostenpflichtige – Onlinetool Buzzstream anschauen. Ein derart professionelles Tool dürfte für Selfpublisher allerdings hoffnungslos überdimensioniert sein…

Dieser Artikel wurde am 14.Februar 2010 von Schuermanns geschrieben. Sebastian Schürmanns ist Initiator des Do-It-Yourself-Guides for Publishers. Er war über acht Jahre als Produktmanager, Berater und Texter für Verlage und Agenturen tätig. Seit Anfang 2010 arbeitet er in einer Internet-Agentur und hält mit dem DIYG seine Liebe zum Publishing-Business warm.

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